KEARSIPAN SISTEM TANGGAL

Penyimpanan arsip sistem tanggal adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang disusun berdasarkan tahun, bulan, dan tanggal arsip dibuat. Sistem ini merupakan sistem yang sederhana dan mudah, tetapi sistem ini seringkali menggunakan alat bantu lain (kartu indeks) untuk menemukan arsip yang dicari. Hal ini dekarenakan orang sangat sulit untuk mengingat tanggal kapan surat tersebut dibuat. Apalagi jika arsip yang dicari sudah terjadi beberapa tahun yang lalu. 

Dalam sistem tanggal tidak memerlukan daftar klasifikasi karena bagian tanggal sangat sederhana, yaitu hanya terdiri dari 3 bagian saja, yaitu nama tahun, nama bulan, dan nama tanggal. Disamping itu, orang juga sangat hafal dengan urutan bulan dalam setiap tahun masehi, (dimulai dari januari, februari, sampai dengan desember), dan jumlah tanggal pada setiap bulannya (terdiri 28-31 hari). 

Daftar klasifikasi tanggal terdiri dari:

• Tahun           (tanggal utama)         sebagai kode laci 
• Bulan           (sub tanggal)             sebagai kode guide 
• Tanggal        (sub-sub tanggal)      sebagai kode hanging folder

 

Arsip Sistem Tanggal 

Jenis Perlengkapan Arsip Sistem Tanggal

Jenis Perlengkapan Kearsipan Sistem tangggal meliputi:

1. Filing Cabinet

 

Filling Cabinet

2. Guide 

 

Guide

3. Map/folder

  

Map/ Folder

4. Kotak Sortir

  

Kotak Sortir

5. Kartu Indeks

  

Kartu Indeks

6. Buku Arsip 

Buku Arsip

Dari berbagai perlengkapan di atas pemberian kode-kodenya disesuaikan dengan klasifikasi yang ditetapkan dalam kearsipan sistem tanggal.

Keterangan Jenis perlengkapan:

1.   Filing Cabinet (lemari tempat menyimpan arsip)

Banyaknya sesuai dengan kebutuhan. Jika tahun dijadikan kode laci maka 1 tahun cukup menggunakan 1 laci filing cabinet tetapi jika arsip yang disimpan banyak bisa diperlukan lebih, sesuai kebutuhan.

2. Guide (kertas/karton dengan ukuran tertentu yang berfungsi sebagai petunjuk, pembatas dan penyangga deretan arsip)

Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci maka guide diperlukan sebanyak 12 atau sejumlah bulan dalam setahun

3.   Map (folder)

Jumlahnya sebanyak pembagian pada sub-sub subyek. Jika tahun dijadikan kode laci dan guide berdasarkan bulan maka map/foldernya diperlukan sebanyak hari dalam setahun (365 atau 366).

4. Kotak Sortir (kotak yang terdiri dari beberapa bagian untuk memisahkan arsip)

     Disiapkan sesuai kebutuhan.

5.  Kartu Indeks (kartu kecil yang dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyimpan arsip)

Disiapkan bila diperlukan

6.  Buku Arsip (buku untuk mencatat arsip yang akan disimpan)

           Disiapkan sesuai kebutuhan.

Dalam menyusun dan menggunakan peralatan kearsipan sistem tanggal diatur sebagai berikut:

1. Untuk kantor/organisasi yang kecil yang arsipnya belum banyak:
• Kode laci diambil dari tahun
• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal
2. Untuk kantor/organisasi yang menengah dan besar:
• Kode laci diambil dari gabungan bulan (2 bulan atau 3 bulan)
  Misalnya: laci untuk bulan Januari dan Februari atau Januari, Februari dan Maret.
  
  
  
  
  
  
  
  
  

• Kode guide diambil dari bulan
• Kode folder diambil dari tanggal

Penyusunan guide pada laci filing cabinet dimulai dari dari belakang berurutan ke depan dari bulan Januari hingga Desember. Jadi guide Desember letaknya paling depan. Demikian juga untuk penyusunan map/foldernya, folder 1 paling belakang dan 30/31 paling depan.

Prosedur penyimpanan arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penyimpanan arsip sistem tanggal pada dasarnya sama dengan langkah sebelumnya, antara lain sebagai berikut:

     a)  Memeriksa surat/berkas

Surat/berkas diperiksa dengan melihat tanda-tanda perintah penyimpanan dan menentukan identitas surat, yaitu tanggal surat tersebut dibuat. Contoh: Agus akan menyimpan arsip dari PT Surya Kencana tertanggal 1 Maret 2013.

     b)  Mengindeks

Membagi tanggal menjadi tanggal utama, sub tanggal, dan sub-sub tanggal. Contoh:Surat tanggal 1 Maret 2013 terdiri dari tanggal utama (2013), sub tanggal (Maret), sub-sub tanggal (1).

     c)  Mengode

Memberi kode pada surat dengan kode tanggal. Pembuatan kode dengan menuliskan kode tanggal pada sebelah kanan atas sebagai penanda surat. Hal ini dimaksudkan agar mempermudah pada saat pencarian kembali arsip.

     d)  Menyortir

Kegiatan menyortir dilakukan tergantung situasi dan kondisi, menyortir dilakukan jika kuantitas surat masuk dan keluarnya banyak pada hari yang sama.

     e)  Menempatkan

Langkah terakhir dalam penyimpanan surat adalah menempatkan arsip sesuai dengan kode dan klasifikasi surat. Contoh: arsip tertanggal 1 Maret 2013 disimpan pada laci berkode 2013, dibelakang guide Maret, di dalam hanging folder berkode 1. Perlu diingat bahwa penyimpanan sistem tanggal pun harus menyediakan kartu indeksnya, jadi kartu indeks untuk surat tertanggal 1 Maret 2013 harus dibuat juga.

    

Prosedur penemuan kembali arsip sistem tanggal

Langkah-langkah penemuan kembali arsip pada sistem tanggal adalah sebagai berikut:

 

• Tentukan identitas surat, berupa tanggal berapa surat tersebut dibuat. Contoh Arip ingin meminjam arsip lamaran kerja Retno Ismaningsih tertanggal 5 Februari 2012. Berarti identitas arsip tersebut adalah 5 Februari 2012. 
•  Cari arsip tersebut dalam laci berkode 2012, dibelakang guide februari didalam hanging folder 5. 
• Lihat arsip tersebut apakah benar sesuai yang dicari. Jika ya, ambil arsip tersebut dan tukar dengan lembar pinjam arsip (lembar 1). 
• Berikan arsip tersebut kepada peminjam berikut dengan lembar pinjaman arsip (lembar 2). 
• Simpan lembar pinjam arsip (lembar 3) ke dalam tickler file

Jika identitas arsip tidak diketahui maka proses mencari arsipnya menggunakan kartu indeks. Adapun langkahnya adalah sebagai berikut.

• Tentukan identitas arsip, berupa nama orang/badan/perusahaan. contoh, Arip akan meminjam arsip Retno Ismaningsih yang tidak diketahui tanggal pembuatannya. Berarti identitas arsip tersebut adalah Retno Ismaningsih.
• Indekslah nama tersebut menjadi Ismaningsih, Agus. 
• Tentukan kodenya menjadi Is 
•  Carilah kartu indeks di dalam laci berkode I, dibelakang guide berkode I dan hanging folder Is. 
• Lihatlah kartu indeks tersebut dan lihat kode surat. contoh untuk kasus diatas setelah dilihat ternyata arsip tersebut mempunyai kode surat 5 Februari 2012. 
•  Ambillah arsip yang dimaksud tadi pada laci berkode 2012, dibelakang guide Februari, dalam hanging folder 5. 
•  Jika arsip tersebut benar, ambillah dari folder dan ganti dengan lembar pinjam arsip (lembar 1). 
•  Berikan kepada peminjam berikut lembar pinjam arsip (lembar 2). 
• Simpan lembar pinjaman arsip tersebut (lembar 3) pada ticker file.